El día que te diste de alta en Hacienda como empresario, adquiriste la obligación de presentar tus declaraciones de impuestos trimestralmente. Con ese inocente modelo 037 que ahora guardas en la carpeta de los documentos importantes (o eso espero) aceptaste tener un socio que, aunque no molesta mucho en tu día a día, exige cobrar puntualmente cada tres meses sin dar palo al agua. Se llama Hacienda… y es implacable.

En el artículo de hoy te voy a contar cuál es la clave para pagar tus impuestos sin dramas, sin sorpresas y sobre todo sin que se evapore todo el dinero del que dispones en la cuenta de tu negocio.

Las fechas clave que debes tener en cuenta

Cada año debes presentar dos tipos de modelos de impuestos: las declaraciones trimestrales y los resúmenes anuales.

Para Hacienda el año se divide en cuatro trimestres. En los días siguientes a la finalización de cada trimestre, los autónomos tienen la obligación de presentar sus modelos de impuestos trimestrales y declarar qué ha sucedido en su negocio a lo largo de los últimos tres meses. Esto, traducido a euros, supone declarar las cifras de ingresos, gastos e IVA.

  • Las declaraciones del prirmer trimestre (enero, febrero y marzo) se presentan del 1 al 20 de abril
  • Las declaraciones del segundo trimestre (abril, mayo y junio) se presentan del 1 al 20 de julio
  • Las declaraciones del tercer trimestre (julio, agosto y septiembre) se presentan del 1 al 20 de octubre
  • Las declaraciones del cuarto trimestre (octubre, noviembre y diciembre) se presentan del 1 al 30 de enero

Los resúmenes anuales (modelo 180, 190, 390, 347 …) son modelos obligatorios de carácter informativo, así que no suponen el pago de impuestos adicionales. Todos ellos se presentan en el mes de enero a excepción del modelo 347, que ha de presentarse en febrero. Los resúmenes anuales ofrecen una visión global de lo que ha sucedido en el negocio en el conjunto del año y proporcionan a Hacienda información detallada y relevante sobre las operaciones realizadas.

¿Qué impuestos debes pagar?

A no ser que tu actividad esté exenta de IVA y, por tanto, no tengas que cobrar este impuesto a tus clientes, los impuestos que te van a afectar son dos: el IRPF y el IVA.

El IRPF es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. A lo largo del trimestre vas a generar una serie de ingresos y gastos que debes declarar a Hacienda. Si todo va bien, los ingresos superarán a los gastos y obtendrás un rendimiento neto positivo (beneficios). Una parte de esos beneficios (TUS beneficios) son para Hacienda porque en este nuestro querido país todos pagamos al fisco una parte de lo que ganamos. Estos impuestos deberás pagárselos a Hacienda trimestralmente a no ser que más del 70% de tu facturación lleve retención (profesionales).

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto sustancialmente diferente. Partimos de la base de que, si este impuesto no existiera, tú sólo cobrarías a tus clientes el importe correspondiente a la base imponible de las facturas. Cuando emites emites una factura, el 21% que añades en concepto de IVA  es dinero que tú recaudas en nombre de Hacienda. Del mismo modo, cuando pagas las facturas a tus proveedores abonas la base imponible (sus honorarios) más un IVA que ellos recaudan para Hacienda.

Las cuentas son sencillas: al final del trimestre debes pagarle a Hacienda el IVA que has recaudado en su nombre, una vez restado el IVA que has pagado a tus proveedores junto con las facturas recibidas. Si las cosas van bien, la cuenta saldrá positiva porque tus ingresos (y su IVA) habrán sido superiores a tus gastos (y su IVA). La declaración de IVA te saldrá a pagar y eso es una faena, porque a nadie le gusta pagar impuestos, pero piensa que ese dinero no era tuyo desde un principio.

Hacer tus previsiones de impuestos para evitar dramas

Hacer una estimación de tus impuestos es sencillo si tienes la información adecuada. Y créeme, tú la tienes. Todos los empresarios la tenemos. El problema es que nos centramos en las tareas del día a día y nos olvidamos de esta parte del negocio. Esa información está en las facturas emitidas y recibidas, sólo hace falta que pongas orden y concierto en la documentación de tu negocio y hagas cada mes los cálculos que te permitan conocer:

  • Los ingresos
  • Los gastos
  • El IVA Soportado
  • El IVA Repercutido

Conocer los datos mensuales de ingresos y gastos de tu negocio, te permitirá saber si las cosas van bien o no tan bien. Tendrás a la vista el resultado de tu negocio y sabrás si estás obteniendo beneficios o pérdidas. Ya sólo por conocer este dato merece la pena el esfuerzo de preocuparse de gestionar la documentación. Sólo si sabes si las cosas van bien o mal podrás actuar para corregir lo que va mal y potenciar lo que va bien.

Para hacer la previsión de lo que tendrás que pagar en concepto de IRPF, lo primero que debes hacer es calcular los beneficios o pérdidas del período como la diferencia entre los ingresos y los gastos. Si multiplicas ese beneficio por el 20% tendrás tu previsión. ¿Sencillo verdad?

Es una previsión, no un cálculo 100% exacto, pero te resultará útil para saber cuánto dinero de tu cuenta debes reservar para pagar a tu socio Hacienda al final del trimestre. A la hora de calcular el pago fraccionado de IRPF trimestral (modelo 130) se pueden aplicar reducciones que te harán pagar menos impuestos, como por ejemplo el 5% de gastos de difícil justificación. Por eso, contar con un buen asesor te puede salir muy rentable.

Calcular la previsión del IVA que tendrás que pagar a Hacienda al final del trimestre es más sencillo de lo que seguramente te estés imaginando. Debes conocer cuál es la cifra de IVA Devengado (IVA cobrado a los clientes) y también el IVA Soportado (IVA pagado a proveedores). La diferencia entre ambos importes, será tu previsión de lo que le tendrás que pagar a Hacienda en concepto de IVA. A la hora de hacer la declaración de IVA, deberás tener en cuenta que no todos los gastos que el sentido común te dice que son deducibles no lo son para Hacienda, así que mejor conocer la ley.

Hoy en día no hace falta que te compliques la vida con archivos Excel interminables llenos de fórmulas. Existen sencillos programas informáticos diseñados para usuarios sin conocimientos de contabilidad ni fiscalidad, que simplifican mucho las cosas. Yo misma tengo incorporado al flujo de trabajo de mis clientes uno de estos softwares a través del despacho virtual.

Hacer cada mes la previsión de los impuestos que tendrás que pagar al final del trimestre es un ejercicio que no sólo te ayuda a conocer si tu negocio va por el buen camino. También es una herramienta fundamental para planificarte y saber con cuánto dinero puedes contar. La experiencia me dice que la falta de tesorería puede convertirse en un auténtico drama para cualquier negocio, grande o pequeño, y que es uno de los motivos que suelen dar al traste con las iniciativas empresariales.

¿Y tú? ¿Cuánta atención prestas a los números de tu negocio? ¿Planificas o vas a la aventura? ¡Cuéntame en los comentarios!

 

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